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上司への報告連絡相談のコツ。分からないことを曖昧にせず聞き返す!

仕事を進めていく上でスキル、知識、経験はもちろん大事です。

しかし、上司への報告、連絡、相談や同僚との情報共有などをする時に、うまく伝えることが出来なかったり、話がかみ合わなかったりすると評価が下がってしまう時があります。

専門的な知識やスキルが豊富でも、相手に伝えることがキチンとできないと信頼されくなってしまうのです。

いくら勉強して知識を積んでも、今一つうまくいかない人に向けて、相手にうまく伝える方法、話を噛合わせる方法をご説明します。

 

自分が分からないことを相手に分かってもらう

仕事をしている方であれば、上司への相談や報告をする機会は毎日のようにあると思います。

そこで上司から何か質問をされて、今一つ分からない意味の単語が出てきたり、指示の内容がイマイチ理解できなかったりしたことはありませんか?

私の場合は新入社員の頃に良くありました。

会社に入ってすぐなので、仕事に必要な知識は全くありませんし、訳の分からない単語を並べられて指示をされるため、仕事の指示もチンプンカンプンでした。

もちろん新入社員に対して分かりづらい指示をする上司も悪いです。

でも、説明が分かりづらい上司に

「おまえの説明が分かりづらいんだ!」

とはなかなか言えないですね・・・

なので、分からない内容が出てきた時点で積極的に聞くしかないのです。

「その言葉の意味って何ですか?」
「具体的に何をすれば良いか理解できてないのですが・・・?」

と、何が分かっていないのか、話の中のどの部分が理解できていないのかを伝えることが非常に重要になります。

その場で分からないことを上司に分かってもらわないと、あなたが指示を理解できたと勘違いしてしまうので、それは絶対避けなければいけません。

言葉の意味が分からない場合は後でググれば出てくるかもしれませんが、社内用語の場合はネットで調べても出てきません。

結局後で上司に聞き直し、

「何でさっき聞かないんだ!」

と、怒られることとなります。

指示の内容が分からない時にはさらに傷口が広がります。
そもそも何をすれば良いのかが分からないのです。
まず仕事に取り掛かることが出来ませんよね?

上司にキチンと聞き返せるかどうかは性格によるところもあるかもしれませんが、私は聞き返せないことがよくありました。
最初のうちは聞き返せたのですが、ある時を境に聞き返せなくなったのです。それは上司の

「そんなことも知らないのか!?」

という言葉でした。世間一般的に常識と思われることを知らず、その事について聞き返したため叱られたのです。

それからは、分からない言葉、ビジネス用語があったり、難しい指示内容についてもなかなかその場で聞き返すことが出来ず、どんどん仕事の効率が悪くなっていきました。

勉強して知識を身に付ける

勉強して知識を付ければ付けるほど話をしていて分からない単語、言葉が出てくる可能性も減ってきます。

仕事上の提案は色々な知識がベースとなってアイディアとして生まれるため、知識を吸収していくことはとても重要で、いいこと尽くしです。

上司や先輩との話の中で、分からない/理解できないことが出てきた時にキチンと聞き返すことができていても、ずっと聞き続けてばかりではさすがに成長が見られないと思われてしまいます。

資料などに目を通していて知らない言葉が出てくるようであれば、その言葉はその日のうちに意味を理解しておきましょう。

そうすれば、上司・先輩に質問する内容もどんどんレベルの高いものになってきます。
上司や先輩社員と対等に話をするためにも、まずは知識を身に付けることを心掛けましょう。

そのうち上司にも分からない質問をして困らせることもあるかもしれませんね。

そうなると上司もあなたのことを一目置いてくれると思います。

そこでムッとするような上司は大したことない器の小さい上司なので、そのうちあなたがその人の上司になってやりましょう。

 

無駄にプライドが高いと損をする

どんどん知識を付けて、専門的なスキルを身に付けることは素晴らしいことなのですが、少しだけデメリットもあります。
それは、他の人よりも詳しく知っている!という思い込みから天狗になってしまう可能性があるということです。

「この事に関しては自分が一番詳しいんだ!」

と思ってしまい、無駄に持たなくても良いプライドを持ってしまいます。

誰かと話をしている時に理解できない言葉や内容になると、そのプライドが邪魔をして分かっているようなフリをして、当たり障りのない内容で回答し、話していた内容を理解できないままにしてしまう恐れがあるのです。

何でも知っている風に偉そうにしている上司ってなんだか腹が立つ時がありませんか?

そんな上司よりも、あなたが知っていて、上司が知らない事があった時には

「ん?何それ?どういう意味?教えてくれ~」

と気さくに聞き返してくれる上司の方が対等に話している感じもして、親しみも沸きますよね。

そういう気さくな上司を持つと、その人の助けになろう!頑張って仕事をしよう!という気にもなりますよね。

もしあなたに専門的な知識が付いても、満足して鼻を高くしてはいけません。

どんな時にも分からないことは素直に聞くという初心を忘れず、あなたがどんどん偉くなったとしても、部下や後輩と対等に話をすることを心掛ければ仕事のサポートも積極的にしてくれるはずです。

 

まとめ

新入社員など、仕事の経験が少なければ少ない程、報告、連絡、相談がうまくいかずにこの悩みを抱えている可能性があります。

仕事を始めたばかりだと上司に相談するだけでも高いハードルであることも珍しくはないのです。

私も最初は本当に迷惑ばかりかけて、何をしてもダメダメな新入社員でした。

それが今では、現業の専門的知識をそこそこ身に付け、周囲からもそこそこ信頼されるようにまで成長できました!(きっと自意識過剰ではないはず!!)

今は格安で色々な知識が習得できるEラーニング等のサービスもありますので、勉強するのにちょっとした隙間時間を活用したりもできます。

ちなみに、私のイチオシは速読を習得することです。私はこのスキルを習得したおかげで、人の話を理解する力も身に付き、資料を読む速度も格段に上がり、仕事の効率も上がりました。
ビジネスマンにとっては非常に役立つスキルだと思いますので、一度勉強してみることをお薦めします。
1週間もかからずに効果が出てきますよ!!

ABOUT ME
ホクホク
ホクホク
30代男性。長年工場で採用担当の仕事を経験し、その後、総務・経理・企画等、事務系の仕事は一通り経験する。 一番悪戦苦闘していた人材採用の実務経験を活かしてみんなにアドバイスできるブロガーになろうと鋭意努力中。
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