パソコンを使う仕事をしている人は毎日メールが送られてきますよね。
事務の仕事をしているとそのメールをチェックして、依頼されたことには対応しなければばりません。
しかし、どうしてもメールチェックに時間をとられてしまい、他の業務に割くことのできる時間が少なくなってしまうという悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか？
そんな悩みを持つ人はおそらく真面目な人なのでしょう。
真面目にメールを最初から最後まで熟読しているのではないでしょうか？
それではいくら時間があっても足りません。
それでは、デキる社員がどのようにメールの確認をしているのかをご説明します。
仕事がデキる人ほどメールの内容を読まない
仕事がデキる人になればなるほどメールチェックは時間をかけずに済ませます。
中には、TOではなくCCで送られているメールも大量にあるため、いちいち内容を確認しているとそれだけで1日が終わってしまうからです。
私も事務職に慣れるまでは非常にメールのチェックに時間がかかっていました。
送信してもらったメールは全てキチンと把握しておかなければならないと思っていたのです。
しかし、必ずしもそんなことはなく、把握していなくても何も困らないメールなんてたくさんあります。
こっちからすると、
と言ってやりたいのですが、送られてくるものは仕方がありません。（実際に言ってやったことも何回かはありますが・・・）
このような内容を確認しても無駄なメールは1日のうち半数以上を占めています。
この無駄なメール達はのどのように対処すれば良いのでしょうか？
自分に関係するかどうかを把握する
まずは自分が対応しなければならないメールかどうかをチェックしましょう。
宛先を見れば誰宛てのメールかが分かるはずです。
自分が対応しなければいけない内容であれば熟読して、何をいつまでにして、誰に提出しなければならないかを確実に把握しましょう。
おそらくこのような自分自身が対応しなければならないメールは送られてくる中の1割～2割くらいのはずです。
他のほぼ全てのメールは対応しなくても良いメールのはずです。
とはいえ、同じ部署、チームの誰かが対応しなければならないメールの内容と提出期限くらいは把握しておきましょう。
同僚が休んだ場合には自分が対応しなければならない可能性が出てくるからです。
自分に関係ないメールは概要だけ把握する
その他大勢のメール達は、内容なんてほぼ読まなくても構いません・・・が、そのメールの概要、要点くらいは把握しておくのが無難でしょう。
提出期限や細かい内容は把握しなくても構いませんが、そのメールでどのようなことを伝えたいのかくらいは見ておいた方が良いです。
打ち合わせなどでその内容が出てきた時には役立ちますし、誰が何を担当しているかが把握できるため、困った時には内容を聞くことができます。
メールの概要や要点を掴むには件名と最初の２～3行を読めば十分です。
普通はメールの件名と冒頭を読めば分かるように書いてくれているはずです。
件名、冒頭だけを読んでも何が言いたいのか分からないメールは不親切で、仕事がデキない社員が送ってきている可能性が高いです。
そんなメールは冒頭より先まで読み進めても意味が分からない場合が多いです。
サッと内容に目を通して意味が分からなければ、
と心の中で呟いて次のメールチェックに進みましょう。
要点がしっかりと記載されていない文章はどうせ他の人たちもそのメールを読んだところで理解できないのです。
大多数の人が理解していないのなら、あなたも理解する必要はありません。
それに、重要な内容であればメールにあわせて電話もくるはずです。
メールの意味がわからないし、電話もこないのであれば、スルーしても問題ないので、どんどん先に進んでしまって大丈夫です。
速読の技術も役立つ
とはいえ、
という人もいるかもしれません。
新人や事務職の経験が浅ければ浅いほど難しいでしょう。
慣れればどんどん速くなるとはいえ、慣れるのにも時間がかかります。
そこで、メール内容チェックの時間を短縮するのにとても役立つのが速読の技術なのです。
私は何年も前に、CD付きの速読本の「世界一わかりやすい速読の教科書」を購入し、数日間、CDを聞き続けることで多少速読が出来るようになりました。
多少速読ができるようになった程度でも、メールチェックの効率は3倍以上に上がったのです。
たかだか数日頑張ったくらいでですよ？信じられますか？
速読は他にも色々な方法があるため、あなたに合った方法をみつけてみるのも良いかもしれません。
まとめ
まだ新人の場合には1日にくるメールの数は数件から十数件で、そこまで確認に苦労はしないかもしれません。
しかし、ある程度仕事を任される立場になったり、管理職のような立場になると、メールの数が1日に100件を超えることは当たり前で、数百件いくことも珍しくありません。
これは会社の規模や部署にもよるかもしれませんが、1日100件くらいであれば経験がある人も多いのではないでしょうか？
メールチェックに1件あたり1分かかったと考えると100分もの時間がメールの確認だけで費やされてしまいます。
私の感覚だと、自分に関係のないメールは1件10秒以内で大体の内容は把握できると思っています。
これが「慣れ」なのか、「速読」を少し訓練したからなのかは分かりませんが・・・
1件10秒以内であれば、100件メールが来ても15分くらいでチェックできます。
もちろん自分が処理しなければならない内容があればもう少し時間がかかりますが。
あなたもメールチェックの容量をつかむことで、どんどん仕事の効率を上げていきましょう！
