会社に勤めていると、新入社員や他の部署から異動してきた人に仕事を教える機会も多々あると思います。
その時、教える側としては
と思いながら教えますよね？
しかし、残念ながらその新人がその仕事をずっと続けることになるとは限りません。
ようやく一人前になった！
と思った矢先に担当業務の変更があったり、すぐに他部署へ異動したり、退職してしまったりすることは珍しくありません。
私も何回も悔しい思いをしてきました。
何人もの新人を教育してきましたが、教育した相手が他の部署に行くことなんてもうほぼ当たり前のようになっています。
おそらく大手の企業に勤めている人ほど同じような経験をされているのではないでしょうか？
しかし、業務を教え込んだ相手が異動してしまうからといって、全く無意味なわけではありません。
教え込んだ意味はあるのです！
と思っている人のために、新人を教える意味について考えていきたいと思います。
目次
教える事で自分が仕事を理解出来ているか確認できる
自分が新人に対して業務内容を説明していくことで、そもそも自分自身が業務内容を完全に理解出来ているかどうかの再確認が出来ます。
自分が完全に理解できていない業務については上手く説明できないはずです。
完全に理解できない業務を
と説明を適当に流すようなことはしないでください。
理由を説明できずに手順だけ教えてしまうと、後々ミスに気付かずに大問題になることがあります。
あなた自身が
とか
というような業務があれば、新人に教える前に確認を行い、完全に理解をするようにしましょう。
そうしていくことで、自分の業務を見直すこととなり、さらに今の仕事に自信が持てることに加え、実は必要のない業務も見つかるかもしれません。
“良く分からないけどやっている”業務は大抵やらなくてい良い業務の可能性が高いため、どんどん無駄な作業を削減することが出来るのです。
丁寧なマニュアルを作成することができる
新人が来る度に教えるのが面倒になるため、
と思うようになります。
ただ、業務内容が複雑で手順が多いと、なかなか簡単には作成できません。
自分の業務時間内にマニュアル作成が難しいというのであれば、あなたが新人に教えるついでに新人にマニュアルを作ってもらいましょう。
新人も真面目に仕事を覚えようとしているのであればメモくらいとっているはずです。
そのメモをワードやエクセルなどで作成してもらうことで、マニュアルの基礎をつくってもらいます。
そして、新人が業務について理解する度に肉付けしてもらうのです。
あなた自身がマニュアルを作成する必要はないのです。新人があなたの仕事を覚えている間や、仕事を担当している間にマニュアルを作ってもらいましょう。
そして、あなたが業務を教えた相手がいなくなり、次の新人が来た時には作成したマニュアルを元に教えることができます。
あなたが忙しくて業務を教えられない時でも、最悪マニュアルの手順を見れば仕事を進めることだってできるかもしれません。
さらに新人が変わる度にマニュアルの分かりづらいところを新人に修正してもらえばよいのです。
こうすることで、あなたの手を煩わせることなくマニュアルが作成、ブラッシュアップしていくことが出来るのです。
あなたの評判が広まっていく
あなたが教育した新人達は、業務を教えてくれたあなたに対して感謝しているはずです。
そして、あなたが仕事が出来る人だと感じてくれれば、そのことを異動した後にも噂として広めてくれるでしょう。
と、良い噂を広めてくれれば、社内におけるあなたの評判もどんどん上がっていくのです。
それが上司に伝われば、もちろんあなたの評価査定にも反映されます。
周囲から部下が褒められると上司だって嬉しいはずですからね。
ただ、逆に新人の教育を適当に済ませてしまうと、あなたの悪い噂が広がりかねません。
のように、教育を適当にしていたことが社内で悪い噂を広げかねないので、十分に注意しましょう。
分かりやすい説明や報告が出来るようになる
色々な人に業務の説明を繰り返し行っていくと、説明するのにも慣れてきます。
段々と分かりやすく、短時間で説明できるようになっていくのです。
“分かりやすく説明できる”ということは上司に対して業務の報告をする時にも絶対に必要なことです。
何も知らない新人に分かりやすく説明するというのはとても大変です。
従って、新人が分かるように説明できるようになれば、上司への業務報告だって、より丁寧に、分かりやすく、簡潔に出来るようになっていくのです。
新人への説明は上司に対する説明よりもハードルが高いですが、説明が下手くそでも新人からは怒られません。
新人への業務説明はあなた自身の業務報告の訓練にもなっているのです。
教え込んだ相手がずっと部署に留まる可能性もある
あなたの業務を教えた相手が他の部署になかなか異動しない可能性もあります。
その間はあなたが教え込んだ業務を任せることが出来るため、かなり楽が出来ます。
残業せずに帰ることが出来るようになるでしょう。
定時までに仕事が終わるようになれば、さらに今まで取り組んでこなかった付加価値を付けられるような業務に取り組むことができるでしょう。
また、新人があなたの担当だった業務を確実にこなせるようになれば、あなたの方が異動になるかもしれません。
うまく新人を育成したことが評価されて管理職になって新たな仕事を任されたり、他の部署へ栄転となる可能性も大いにあるでしょう。
まとめ
ここまで説明してきた新人に業務を教えるメリットをまとめると以下の通りです。
＜新人に業務を教えることのメリット＞
- 自分自身が完全に理解できていない業務を確認出来、無駄な業務を見つけることができる
- 精巧なマニュアルを作成できる
- 社内でのあなたの評判が高まっていく
- 分かりやすい説明、報告が出来るようになる
- 教えた相手が居る間は楽ができる
教えた相手が異動することとなっても、これだけあなたにメリットがあるのですから、真面目に教えた方が絶対あなたも得をします。
“せっかく教えたのに異動しちゃったよ～”ではなく、“次の新人はもっと仕事がデキるようにしてやるぞ～！”という意気込みで業務を教えていくのが良いと思いますよ！
