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事務職の新入社員にミスが多発する原因は電話対応だった?失敗を防ぐ方法は?

社会人になったばかりの新入社員ならば多くの人が経験するであろう最初の仕事は電話対応です。

事務職に配属となった新入社員であれば確実に通る道でしょう。

会社の固定電話にかかってくる電話を誰よりも早く取って対応するよう指示を受けている人はたくさんいるのではないでしょうか。

でも、慣れるまでは電話をかけてくる相手がどんな会社のどんな人かよくわからず、部内メンバーの名前すら覚えてない中で電話対応するとなるとめちゃくちゃ緊張しますよね?

私は緊張してなかなか電話に出られずにいると上司から

上司
上司
電話くらいさっさととれ!

と叱られてイラッとすることもありました。

そんな電話対応に加えて、新入社員には色々な雑務が任されます。

ひたすら会議資料のコピーをしたり、会議室のセッティングをしたりお茶くみをしたり。

やらなければならないことはたくさんあります。

そして、新入社員がミスをして怒られる場面も良くありますよね。

上司
上司
そんな簡単なことも間違うのか!

と先輩や上司から怒られたりするのです。

しかし、この失敗はかなりの確率で電話対応を多く行っているためだと私は思います。

私自身も電話対応によってミスを誘発させてしまっていました。

なぜ電話対応がミスを引き起こし、どのように対処すれば良いかを考えてみたいと思います。

電話を受ける数が多すぎる

部署にもよりますが、新入社員はとにかく電話を受ける数が多すぎます。

固定電話が鳴った時に新入社員が席にいるのであれば電話をとらなければならないでしょう。

1日数回くらいであれば良いですが、余程暇な職場でない限りは1日に数十件~数百件の電話がかかってくるかと思います。

配属された新入社員の人数が多ければ分担できますが、配属されたのが1人だけになると対応がつらすぎます。

電話対応だけで1日が終わるなんてこともあるはずです。

電話を繋ぐ相手が面倒くさい

電話がかかってくると、用件がある社内の誰かに繋がなければなりません。

電話がかかってきたことを伝えれば大抵の人はすぐに代わってくれるのですが、たまに面倒くさいことを言ってくる人もいます。

先輩社員
先輩社員
ちょっと今忙しいから外出中って言っといて
先輩社員
先輩社員
毎回かかってくる営業の電話だからうまく断っといて

など、電話の受け手が面倒になることをさらっと言ってくるのです。

外出中の場合にはいつ帰ってくるのか、携帯電話の番号を教えてくれとか言われてどう返答して良いか分からくて困ってしまいます。

営業の電話も内容が分からないので電話に出ただけの人が適切な理由で断れるわけがありません。

電話を繋ぐ社内の相手によっても電話一つの対応がとても面倒になってくる可能性があるのです。

伝言をメモするのに時間をとられる

電話を繋がなければならない相手が離席していたり外出して不在の場合には伝言を頼まれる場合があります。

普通伝言といえば一言や二言で済むようなことです。

あまりに長いことを伝言しようとしても電話の受け手には理解できないこと多いですからね。

しかし電話の受け手のことなど一切考えずに伝えたいことを全て言ってくる空気の読めない人もいます。

専門用語が入っていたり、伝言の内容がめちゃくちゃ長かったりすると、その伝言をメモにとるだけで一苦労です。

伝言内容も間違う可能性がたかく、メモを残した相手に後で怒られる可能性もあります。

新入社員ながら電話対応をしている人のことも考えた伝言をしてくれる人こそ出来る社員だと感じてしまいますね。

電話対応で集中力が途切れてミスに繋がる

このような電話対応が何回も続くと、着手している仕事がおろそかになってしまいます。

取り組んでいたことが電話対応で一旦中断してしまうと、どこまで終わったのか、何をしていたのか分からなくなってしまうからです。

ホクホク
ホクホク
たぶんここまで終わらせたよな・・・

と、うろ覚えで途中から仕事を始めてしまうことでミスにつながってしまいます。

また、1、2回の電話なら良いですが、1日何十件も電話対応をしていると、どんどん集中力が保てなくなり、段々仕事も雑になってきます。

こうして色々なところでちょっとした失敗が積み重なり、上司に出す資料の中にもミスがたくさん生じて怒られてしまうのです。

新入社員のミスは電話対応を任せている時点で多少は大目に見てあげるべきだと私は思うんですけどね・・・

電話対応をしていてもミスをしない方法

電話に出る前に今から何をしようとしていたのかを簡単でも良いのでメモを取っておくのがお薦めです。

そうすることで、電話対応が終わった後に、何から始めれば良いかが思い出せます。

電話対応の前にメモをとるのも手間だとは思いますが、一言二言メモをとるかどうかでミスの多さが全く違ってきます。

実際、私も新入社員時代にちょっとしたメモを取り始めたことでケアレスミスが激減しました。

後々怒られて、資料を修正して再提出しなくても良いと考えると、ちょっとした手間でも惜しまずに実践した方が絶対に良いですよね。

また、もし同じ部署に同期の新入社員が配属になっているのなら協力するのも手です。

自分が重要な仕事、集中しなければならない仕事に取り組んでいる時には同期に電話対応を任せます。

そのかわり、同期が忙しかったり集中しなければならない時には自分が電話対応を積極的に請け負います。

協力できる同期が居るとかなり心強いですね。

まとめ

電話対応をしているのだから多少のミスは大目に見て欲しいと私も感じますが、残念ながら寛大にミスを許してくれる上司はあまりいません。

何かしらの工夫をしてミスを減らしていかないとあなたの評価は下がってしまうのです。

かと言って、電話にでなくても周囲からの評価は下がります。

後輩が入社するまでの我慢です。

電話対応と他の日常業務をどちらも頑張って乗り越えていきましょう!

ABOUT ME
ホクホク
ホクホク
30代男性。長年工場で採用担当の仕事を経験し、その後、総務・経理・企画等、事務系の仕事は一通り経験する。 一番悪戦苦闘していた人材採用の実務経験を活かしてみんなにアドバイスできるブロガーになろうと鋭意努力中。

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