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元工場採用担当者が教える事務職のメリットとデメリットー総務業務編―

私は元々工場で事務職をしており、中でも人事、採用担当の仕事が長かったため、ほとんどの記事は人事職目線となっています。

しかし、総務、経理、企画といった事務職も一通り経験しており、以前は経理業務についてのメリットとデメリットについて記事にしました。

今回は総務部に従事していた時を思い出しながらメリットとデメリットについて書いていきたいと思います。

総務職のメリット① 何でも一通りこなせる対応力が身に付く

そもそも、総務部ってどんな業務をするか皆さんイメージできますか?

点かなくなった電球の交換とか名刺の作成とか雑務的な仕事が頭に浮かんできた人も多いのではないでしょうか?

間違ってはいませんが、それだけを仕事にしてるだけの部署じゃないですよ。

会社によってかなり仕事内容は異なるでしょうが、他に担当する部署がない仕事は全て総務部の業務となる、と思ってもらえれば良いと思います。

あまり部署が分かれていない会社だと、総務部で人事業務、経理業務、システム管理業務等、事務的な仕事は全てひっくるめて担っている会社も少なくありません。

なので、いろんな突発的業務が舞い込んでくるのが総務部なんです。

総務に長くいればいるほど、多ジャンルの業務に関わることとなるため対応力がどんどん上がっていきます。

初めて取り組むような業務だらけなので、いろんな経験をしたい人にはもってこいの部署ですね。

例えば私の会社の総務部だと以下のような仕事をしていました。

マジメな仕事だと

  1. 事業所の登記申請、更新
  2. 代表電話対応
  3. 危機管理対応窓口
  4. 事務的物品の発注管理
  5. 事業所の衛生管理、安全管理
  6. コンプライアンス違反通報窓口
  7. 社外調査、アンケート等への対応
  8. その他突発発生事項への対応

社内的なちょっとゆるい仕事だと例えば・・

  1. 社内報の作成
  2. 会社のロゴが入ったTシャツ作成地域イベントへの参加(祭、近隣清掃 等々)
  3. 社員旅行や飲み会等の全社的なイベントの段取り

どうです?バラエティに富んでるでしょ?

要はどんな分野だろうと

「う~ん、どこの部署にも当てはまらない仕事だな~」

と思われたらとりあえず総務部が対応することになるのです。

常に新しいことにチャレンジしているような感じなので、総務で働いているとどんな仕事が来ても怖くなくなります。

実は経理部とか人事部とか、専門的な部署でずっと働いていると専門外の業務を急に振られた時に、どうやって対応したら良いかわからず困ってしまい、全く仕事が進まないこと良くあります。

対して、総務を経験した人材だと、どんな分野でも簡単なことだと自分自身で解決できてしまうし、難しい専門的な内容の仕事でも、社内では誰に聞けば良いか、社外だとどの公的機関に質問、確認をしながら業務を進めていけば良いか把握しているため、仕事が途中で完全に止まってしまうことはほとんどありません。

オールマイティーにどんなことでも対処することができる能力が身に付くのです。

実は結構良い部署だと思いませんか?

総務職のメリット② 社内外問わずに人脈関係が築ける

総務は仕事柄、色々な人と接する機会があります。
私も総務部に所属していた時に交換した名刺はすごい数でした。

会社としてのご近所付き合いも総務部が担当することになりますので、地域の偉い方々とお近づきになれます

社内でも同様です。名刺や物品の発注等、簡単な仕事一つとっても、他部署から依頼されたりしていろんな人と接点が生まれ、仲良くなります。

秘書が居ない会社なんかだと、時には会社の社長からも

「あれやっといて~」

と気軽に仕事を頼まれるのが総務部です。

偉い人から顔を覚えてもらえるし、そのうち偉くなっていくであろう若手社員とも仲良くなれます。

色々な人と接することがなぜ得かって?

良好な人間関係が気づけているのであれば、業務上円滑に進むのは間違いないですし、周囲の評価が上がると、あなたの上司からの評価も上がるんです。

例えば、社長と上司が雑談している際に

「あいつ色々仕事任せてもすぐやってくれるから助かるんだよな~」

とポロっと伝わったりすると上司も鼻が高いはずです。

必然的に上司からの評価も上がることでしょう。

専門的な部署だと、どうしても他部署との接点が少ないため、上司から直接気に入られなければ良い評価を付けてくれません。

総務部のように他部署の色々な人と関わりが多ければ多いほど、誰かしらから上司に良い噂が伝われば間接的に評価が上がっていくわけです。

社外とのつながりも多いため、場合によっては他社から引き抜きのお声がかかることもあるかもしれません。

総務職のデメリット① 電話対応が一苦労

総務に居て一番面倒くさいな~と思っていたのが電話です!
たかが電話、されど電話です!

特に、会社の代表電話に出なければならないのがつらい

代表電話にかけてくる人って、ほとんどの場合、どこの部署に電話して良いか分からないため「とりあえず代表に電話しよ」という気持ちで電話してきます。

電話を受けて、どの部署が担当している仕事かすぐに判断できれば良いのですが、そうでなければ一苦労です。

各部署に聞きまわって、担当部署を探す。それでも見つからなければ仕方がないから自分たちで解決することとなります。

まぁこれが総務部で色々なことを経験できるキッカケにもなるわけですが、中にはしょうもない事案もありますからね・・・

マジメな仕事の電話だけならば良いのですが、中には会社の業種に全然関係ないような物品の売り込みやら、変な団体への勧誘やら、電話を切るだけでも苦労することもあります。

あとは、クレームの電話対応が大変ですね。

お客様から商品に対するクレームとかではなく、

「あなたの会社から出てきた車が私の車にぶつかりそうになったんだけど!一体どんな教育してるのかしら!?」

とか、ヒステリックな感じで、従業員のマナーに関する怒りの電話がきたりするわけです。

これもある意味良い経験ではあったのですが、精神的にはつらかったですね。

総務職のデメリット② 忙しくなる時期が読めない

突発事項に対応する部署なので、繁忙期がいつになるかということが分かりません

突然急ぎの仕事が入ることも少なからずあります。

そうすると、時には休日返上で仕事をしなければならないです。

私もたま~に土日出勤して働いてましたね。
振替休日はキッチリとりましたけどね!

総務職のメリット、デメリットまとめ

メリット

  1. なんでもできる万能な体力が身に付く
  2. 社内外問わず人脈が広がり、上司に良い噂が伝わる可能性があ

デメリット

  1. 代表電話の対応が一苦労
  2. 突発事項への対応が多いため繁忙期が読めな
普段工場現場で働いている私としては、総務の人たち見てるとちょっと憧れます!
俺も総務で働いている人たち見て、いいな~って思ってたぞ。
そうなの?二人ともちゃんと僕の働きぶりを見てくれてたんですね!?感動です!
えっ!?総務の女性の人たちが着てる事務服がかわいいから、私も着てみたいな~って思ってただけなんですけど・・・
総務の女性陣の制服姿見て、綺麗だな~って思ってただけなんだが・・・
うん、ちょっとでも期待した僕がバカでした

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総務は会社によって扱っている仕事もかなり異なりますが、色々なことにチャレンジできるという根本的な部分はかわりません。給与、福利厚生等の待遇も比較しながら良い条件の就職先を探してみましょう。

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ABOUT ME
ホクホク
ホクホク
30代男性。長年工場で採用担当の仕事を経験し、その後、総務・経理・企画等、事務系の仕事は一通り経験する。 一番悪戦苦闘していた人材採用の実務経験を活かしてみんなにアドバイスできるブロガーになろうと鋭意努力中。
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