会社の中で、あなたの部下や後輩、または同僚から仕事の報告や情報共有を受ける機会はたくさんあると思います。
しかし、あなた自身が上司などへ報告する時に感じたことがあるとは思いますが、報告する相手に自分と同じように物事を理解してもらうのはなかなか難しいです。
従って、あなたが部下や後輩、同僚から話を聞く時もなかなか理解できない時があると思います。
特に上司や先輩相手に話をする際に緊張してしまう人は結構います。
そんな人から報告を受けるとなると、テンパってしまって何を言っているか分からない状態となり、結局何が言いたいか全く分からなかったということも起こります。
そんな報告下手ですぐに緊張したりテンパってしまう相手からうまく情報を聞き出すテクニックについて考えてみたいと思います。
イライラせずに諦めないで聞く姿勢を保つ
相手が上手く説明できず、理解できないからといってすぐに叱ってはいけません。
テンパったり緊張したりしてしまいやすい人は結構精神的に弱い人が多いです。
説明が下手だからといってすぐに怒ったり、相手に対して
といって説明を聞くのを諦めてしまうと、相手はものすごくヘコんでしまいます。
そして、なかなか報告に来なくなり、結として大事なことを報告することを怠り、後々大問題となってしまうことがあります。
なので、腰を据えて聞く姿勢を見せてあげてください。
1度聞いて分からないなら2度聞いてあげ、その時に決して面倒くさそうな顔はしないようにしましょう。
怒らなくても、あなたが面倒くさそうな顔をしてしまうと相手は報告しづらくなります。
場合によっては、報告が途切れて沈黙が続くような気まずい時間となってしまうかもしれません。
あなただって、上司に報告する際に話を聞いてくれなかったり、面倒くさそうな顔をするとヘコむでしょうし、イラっとしますよね。
それと同じ感情を部下や後輩から持たれてしまうのです。
上司にやられて嫌なことは部下や後輩に対しては決してしないように心がけましょう。
5W1Hを意識しながら質問する
報告下手な人は大体5W1Hが意識できていません。
<5W1H>
- Who(誰が)
- When(いつ)
- Where(どこで)
- What(何を)
- Why(なぜ)
- How(どのように)
緊張で何を話せば良いのか頭から飛んでいるだけかもしれませんが、無意識に5W1Hを意識しながら説明できるようにならなければいつまで経っても説明下手な社員のままです。
あえてあなたが5W1Hを意識して報告の内容について質問することで、相手もどのように説明すれば良いか段々分かってくるようになります。
全部を一から聞いても相手のためにはならないので、報告された内容から欠けている部分だけをピックアップして質問してみてください。
分からないところをあなたが整理して説明し直す
説明の内容が支離滅裂で、5W1Hを聞きながらでも分からないという時は、相手の説明を整理しながらあなたが説明し直してあげてください。
完全に理解するためには、部下や後輩から聞いた内容をあなたが説明し直しながら不明な点を確認していくと非常に理解しやすくなりますし、説明ベタな相手も
と勉強になるはずです。
報告内容で理解できている部分はそのまま繰り返し、理解できなかった部分にきた時にそこだけを聞くようにします。
部分的に聞き返しつつ、返ってきた言葉をパズルのように当てはめながら整理していきましょう。
この方法は説明下手な上司の指示を理解する時も活用することができます。
上司の話が理解できない時の対処はこちら
まとめ
目上の人に対峙するとどうしても緊張したり、テンパったり、そもそもすごく説明下手だったりする人はたくさんいます。
このような人からうまく話しを聞く時に最も大事なのは、面倒くさがらずにキチンと向き合って聞いてあげることです。
あなたが理解できなかった部分を補いながら整理して聞いてあげれば必ず話の内容は理解できるはずです。
相手の話を理解するのに時間がかかるからといって怒ったり嫌な顔は決してしないでください。
あなたに報告するのが嫌になり、どんどん報告してくる回数が少なくなってしまうからです。
そうすると大事なことが報告されず、業務上支障が出てくることはもちろん、人間関係も悪化していきます。
部下や後輩は仕事がデキないままよりも仕事がデキるようになった方が、あなた自身も楽になるはずです。
報告内容が分からない時にはキチンと分かるまで聞いてあげて、相手の報告能力の向上や成長を促してあげて下さい。
