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上司の話が理解できない時の対処方法とは?

普段日常生活をしている時には相手の話が理解できないということはなかなかないと思います。

しかし、仕事や業務の話になると上司や先輩の話しの内容が理解できないことがあります。

話の内容が理解できないままだと後々いろんな場面で困りますよね。

特に業務の指示内容が理解できないと、この先どのようなことをすれば良いか全く分からず立ち尽くしてしまうこととなります。

ちなみに、ほとんどの場合はあなたが悪いというわけではなく、説明する側が下手くそなのです。

上司
上司
●●の会社の●●に対してシステム△△の中にある××を調査して・・・
部下
部下
???
上司
上司
指示の内容は分かったな?
部下
部下
え・・・?は、はいっ!

このように、一度理解した風に返事をしてしまうと、後でもう一度聞きづらくもなってしまいますよね。

それでは、どのような聞き方をすれば相手の話が理解できるのか私が実践しているコツについて説明していきたいと思います。

 

説明が分からなくても気にしない

説明の中の難しい専門用語が分からない場合には調べる必要がありますが、そんなに難しい専門用語もないのに話の内容が分からない場合、説明する側に責任があります。

決してあなたの頭が悪いわけではありません。

やたら遠回しに言ってきたり、要点がイマイチ分からなかったり、結局何をしたらいいか言ってなかったり、指示、説明ベタな上司はとても多いのです。

上司によっては

男性
男性
スタッフのレベルにあわせて指示をしてるから、具体的な指示は出さないんだよ!

と説明下手なことに関して言い訳をする上司もよくいます。

部下のレベルにあわせて指示内容を変えるのと具体的に指示を出さないのはそもそも根本的に異なることに気づいていないアホな上司って多いんですよ。

自分で仕事をこなす分には優秀だけど、部下への指示や育成が下手な上司には要注意です。

運悪くこのように指示下手な上司の部下になってしまうと自分は仕事がデキないんだと勘違いしてしまう一番の原因となります

部下
部下
毎日仕事の指示を受けて仕事を進めるけど、いつも指示と違うと叱られる。私って、この仕事むいてないのかなぁ・・

と気持ちが落ち込んでしまう人を私もたくさん見てきました。

でもあなたに責任はありません。まずは気にしないことが一番大事です!

 

ステップ1:シンプルに聞き返す

最も簡単な方法は単純に聞き返すことです。

出来れば、分からない部分だけをピックアップして

「●●というところが分かりません」

と理解できていないところだけを聞き直しましょう。

但し、相手は上司という目上の人なので、申し訳なさそうに聞き返しましょう。

部下
部下
申し訳ありません、指示の内容が理解できなかったので、もう一度ご説明頂いてよろしいですか?

と謙虚に誠実に聞き返しましょう。

心の中では

部下
部下
おまえの説明の仕方が悪いだよ!下手くそ!

暴言を吐いても構いませんが、決して口には出さず、あくまで申し訳なさそうに聞き返しましょう。

そうすることで、すこ~しだけ分かりやすくなった内容の説明をしてもらえると思います。

これで理解できるような説明になるのであれば、なかなか優秀な上司だと思います。

わざとわかりづらい説明にして部下を育成しようとしているのかもしれません。(そんな優秀な上司はほとんどいませんが・・・)

単純な聞き返しだと上司が自分で考える分かりやすい説明をするだけなので、説明下手な上司だと結局分かりません。

これで分からない場合は次のステップにうつりましょう。

 

ステップ2:指示内容をあなたから説明し直しながら不明な点を確認する

いくら説明下手な上司の話とはいえ、全体の4~5割くらいは理解できるのではないでしょうか?

完全に理解するためには、上司に説明を任せずに上司から聞いた内容をあなたが上司に対して説明し直しながら不明な点を確認していくのが良いと思います。

上司からの説明が終わったあとで、

部下
部下
私が理解できているかどうか、指示内容を整理させてもらっても良いですか?

と言って、あなたが受けた指示の内容を繰り返せば良いのです。

理解できているところはそのままあなたの口から説明できると思います。

理解できなかった部分にくると、おそらく説明が止まってしまでしょう。

話しにつまりながら、「ここでどうするんでしたっけ?」と部分的に聞き返して、上司から帰ってきた言葉をパズルのように当てはめながら説明を続けていきます。

<上司の指示>

上司
上司
得意先のホクホク株式会社から例のシステム改修を依頼されたんだ。先方は5月8日が都合が良いらしいからちょっと行ってシステム改修の詳細について聞いておいてくれ。ヒアリングしてきた内容はキチンと伝えろよ!

 

<上司からの指示内容と頭の中の理解度>

  • ホクホク株式会社からシステム改修を依頼されたらしい
  • 5月8日に詳細を聞きに行かなければならない
  • 先方でヒアリングした内容を伝えなければならない
部下
部下
ん~、でもこれだと誰を訪ねて行けば良いか分からないし、どのシステムかも知っておきたいし・・・不明な点が多いな

 

これでは、5月8日にどのような行動をとれば良いのかイマイチわかりませんよね?

この5月8日の1日の流れを想像しながら頭の中で整理しながら上司に説明しなおせば良いのです。

<上司への聞き方>

部下
部下
5月8日にホクホク株式会社から依頼されたシステム改修の概要を聞きにいくんでしたよね?概要は先方の、え~・・・どなたに聞くんでしたっけ?
上司
上司
Aさんに決まってるだろ
部下
部下
そうですね!Aさんですね!Aさんからシステム改修の概要を聞きて、その詳細をお伝えすればよかったですね。Aさんには何時頃に尋ねれば良いですか?
上司
上司
そんなのAさんに直接聞け!
部下
部下
あぁ、Aさんとは事前に連絡を取って調整して良いのですね?Aさんの連絡先は私も分かるので、確認しておきます。それでは、Aさんの都合に合わせて5月8日に訪問します。訪問しな時にヒアリングするシステム改修って具体的にどんなことを依頼されているんでしたっけ?
上司
上司
先方の勤怠システムの改修だ。前もやっただろ
部下
部下
あぁ、あのシステムですね。じゃあ勤怠システムの仕様書も準備してAさんからのヒアリングしてきます。あと、社内でヒアリング内容を報告するのは誰まで共有すれば良いですか?ヒアリングしてきた内容をまとめる時間も欲しいのですが、いつまでに報告が必要でしょうか?
上司
上司
そんなの俺に報告するに決まってるだろ!帰ってきて3日以内には報告書類出してくれ。あ~・・・あと念のため部内全員に共有しといてくれ

 

<分かったこと>

  • ホクホク株式会社の担当はAさん
  • Aさんとは直接連絡を取っても良い
  • 訪問時間はAさんと調整する
  • 訪問時には勤怠システムの仕様書が必要
  • 聞いてきた内容の報告は3日以内つまり5月11日までに報告
  • 聞いてきた勤怠システム改修についての情報は部内全員への共有が必要
部下
部下
最初の指示内容に必要な情報全然入ってなかったじゃねーか!

 

説明が下手な上司は具体的に指示しなければならない内容を言わなくても部下は分っていると思い込んでいます。

他人の立場に立って物事を考えられないのです。

説明下手な上司はダメ上司なので、あなたから必要な情報を聞きにいくしかないのです。

このようにあなたが話を整理しながら聞いていき、上司が一言の返答で済むような聞き方をしていけば指示内容も完璧に理解できると思います。

最初はなかなか難しいかもしれませんが、意識していればそのうち自然とできるようになってくるため、是非実践してみてください。

 

まとめ

結局、ほとんどの場合、上司の説明が分かりづらいのは上司に責任があるということです。

ただ、説明が分かりづらい上司はいつまで経っても分かりづらいままだと思うので、あなたが上司の話を理解できるよう努力するしかないのです。

心の中で

部下
部下
ダメ上司だから仕方ないな・・・

と思いながら指示内容を整理してあげましょう。

説明下手な上司に対してうまく対処できるようになると、あなたは周囲からも認められるようになります。

是非うまく上司を使えるくらい、うまく質問ができるようになってください

ABOUT ME
ホクホク
ホクホク
30代男性。長年工場で採用担当の仕事を経験し、その後、総務・経理・企画等、事務系の仕事は一通り経験する。 一番悪戦苦闘していた人材採用の実務経験を活かしてみんなにアドバイスできるブロガーになろうと鋭意努力中。
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